Vse formalnosti v zvezi z odprtjem knjige sklepov družbe z enim družbenikom se uredijo pri notarju. Storitev omogoča notarjem vzpostavitev fizične ali elektronsko overjene knjige sklepov, ki je shranjena v centralnem sistemu. Poleg tega je družbenikom ali poslovodjem družbe z enim družbenikom omogočeno učinkovito in varno vpisovanje sklepov v elektronsko knjigo sklepov ne glede na čas in prostor ter enostaven in učinkovit pregled nad vpisanimi sklepi. Rešitev omogoča prihranke pri porabljenem času notarjev in tudi Notarske zbornice Slovenije pri preverjanju obstoja knjige sklepov. S tem je omogočeno centralno preverjanje obstoja knjige, kar vzpostavlja izredno učinkovit nadzor nad vsemi knjigami sklepov, ne glede na njihovo nahajališče ali vrsto medija.
V skladu s Pravilnikom o overitvi in vodenju knjige sklepov družbe z enim družbenikom notar opravi overitev na zahtevo stranke, ki je edini družbenik, poslovodja ali prokurist družbe, lahko pa tudi pooblaščenec teh oseb, ki se izkaže s pooblastilom, na katerem je podpis edinega družbenika oziroma poslovodje ali prokurista notarsko overjen.
Z osebnim obiskom notarja, po pošti ali po elektronski poti sporočijo notarju vse potrebne podatke.
Notar overi knjigo sklepov družbe z enim družbenikom na podlagi prvega odstavka 526. člena Zakona o gospodarskih družbah. Zahteva za overitev knjige sklepov mora biti na podlagi prvega odstavka 526. člena zakona podana pred vpisom družbe v sodni register.
Družbenik vpisuje sklepe o vprašanjih iz 505. člena zakona o gospodarskih v knjigo sklepov, neposredno po njihovem sprejetju. Če se knjiga sklepov vodi v fizični obliki, se sklepi vpisujejo na vsako stran knjige sklepov po časovnem zaporedju sprejema posameznega sklepa. Vpis mora vsebovati datum sprejema sklepa in vsebino sklepa. Če se knjiga sklepov vodi v elektronski obliki, se sklepi s pomočjo varnega elektronskega podpisa, overjenega s kvalificiranim potrdilom vpisujejo v dokumentno bazo na strežniku.
Notarska zbornica Slovenije, v posebni elektronski dokumentni bazi, vodi seznam overitev knjig sklepov družb. Seznam vsebuje naslednje podatke: firmo in skrajšano firmo družbe, priimek in ime notarja, ki je overil knjigo sklepov, zaporedno številko v splošnem vpisniku (SV), v katerega je vpisano notarsko potrdilo, datum izdaje notarskega potrdila, matično številko družbe, datum vnosa v seznam, zaporedno številko vnosa v seznam, obliko knjige sklepov (elektronska ali fizična).
Pred overitvijo knjige sklepov družbe mora notar z vpogledom v seznam preveriti ali je knjiga sklepov te družbe že vpisana v seznam. Obrazec knjige sklepov v fizični obliki založi Notarska zbornica Slovenije. Format knjige sklepov je A4. Sestavljena je iz najmanj petdesetih listov na katerih je znak Notarske zbornice Slovenije. Strani so označene z zaporednimi številkami. Listi knjige sklepov so prešiti z vrvico, oba konca vrvice pa sta pritrjena in zavarovana z nalepko, ki je določena v pravilniku o standardih notarskih listin. Notar overi knjigo sklepov v fizični obliki tako, da na zadnji strani vpiše notarsko potrdilo, določeno v 8. členu Pravilnika.
Dokumentna baza za vodenje knjig sklepov v elektronski obliki je organizirana tako, da je mogoč vnos sklepov za vsako družbo z enim družbenikom posebej. V tako oblikovano elektronsko knjigo sklepov lahko družba zaporedoma vpisuje nove sklepe, bere in izpisuje že vpisane sklepe, ne more pa brisati ali spreminjati sklepov in drugih podatkov iz te knjige. Oseba, ki dostopa do elektronske knjige sklepov, se mora identificirati z varnim elektronskim podpisom, overjenim s kvalificiranim potrdilom. Notar overi knjigo sklepov v elektronski obliki tako, da s pomočjo svojega varnega elektronskega podpisa, overjenega s kvalificiranim potrdilom, v dokumentni bazi vzpostavi novo elektronsko knjigo sklepov, družbo pa napoti, da pridobi varen elektronski podpis, overjen s kvalificiranim potrdilom, če ga še nima.
Več na portalu e uprave.
Vir: e uprava
